Виртуальная АТС: что это и как работает

Прокладка кабеля, установка оборудования – то, что позволяет обустроить физическую телефонную сеть, но в результате увеличиваются расходы. В последние десятилетия активно предлагается альтернатива – использование виртуальной АТС. Это позволяет снизить расходы, но дополнительно открывается ряд возможностей. Кроме того, качество связи будет намного выше. Но для этого важно понимать, как в действительности работает облачная АТС. Последовательное выполнение правил организации такой сети обеспечит любой бизнес качественной связью.

Что собой представляет виртуальная АТС

Другое название – IP-телефония. Главная особенность заключается в способе передачи сигнала. При сравнении виртуальной АТС и физической сети можно отметить, что в первом случае не требуется организовывать систему коммуникаций. Сигнал будет передаваться через интернет. Это и определило название. Виртуальная сеть не требует ничего из того, что важно для организации физического аналога. Даже техническое обслуживание не понадобится, т. к. отсутствует сложное оборудование, коммуникации.

Что значит термин «виртуальная АТС»: это способ организации звонков благодаря физическим устройствам, напоминающим роутер (называются шлюзами). Также может использоваться программное обеспечение.

Что дает выбор виртуальной АТС

Постепенный переход на такой способ связи дает целый ряд возможностей:

• использование голосовой почты, переадресации;
• многоканальные номера;
• сообщения о пропущенных звонках, полученных в нерабочее время, это позволяет контролировать все контакты;
• возможность быстро принять вызов, в результате исключается риск образования очереди из звонков;
• интеграция с CRM: расширение возможностей, что обусловлено объединением сервисов;
• мониторинг и оценка качества звонков благодаря функции записи: это дает возможность обеспечить контроль работы сотрудников, а также анализировать полученную информацию, оценив качество коммуникации и предоставленных сведений с целью улучшения сервиса;
• распределение звонков и более оперативные консультации по телефону;
• возможность общения с большим количеством людей одновременно – для этого предусмотрена функция конференц связи.

Благодаря организации виртуальной АТС можно усовершенствовать даже сайт организации. На главной странице появляется виджет, позволяющий совершать звонки.

Преимущества

Когда речь об организации эффективной сети, следует продумать все до мелочей. В процессе важно понять, как правильно сделать виртуальную АТС. Важное требование – наличие гарнитуры, доступа в интернет и программного обеспечения. Такая сеть позволяет организовать работу даже в условиях, когда сотрудники находятся в разных регионах. Есть и другие преимущества:

• экономия средств: не требуется брать в аренду или приобретать помещение для установки оборудования, также не нужно заниматься обслуживанием;
• более простая организация;
• возможность масштабирования: при увеличении штата будет легче организовать работу;
• отсутствие проблем, связанных с привязкой к физическому офису: сотрудники могут выполнять свои обязанности из любой точки, даже если они в данный момент находятся дома или в командировке.

Особенности работы

Аналоговая сеть имеет целый ряд недостатков, которые проявляются при изучении преимуществ виртуальной. Работа последней основана на использовании принципа переадресации. Когда поступает звонок, то перенаправляется на нужного специалиста. Маршрутизация позволяет выбрать лучший и быстрый вариант соединения клиента и оператора, который будет более опытен в данном вопросе. Весь процесс общения происходит в результате преобразования сигнала.

Заметка: Между виртуальной и облачной АТС есть разница – она заключается в способе хранения данных. Если для этого используется внутренний сервер организации, выбор термина определения такой сети следует делать в пользу виртуальной АТС. Облачной сеть называют, когда для хранения применяется другой способ – на сервере провайдера.

Как выполняется подключение

Чтобы избежать неожиданностей в процессе работы, следует предварительно понять, как создать эффективную виртуальную АТС. Начать следует с выбора провайдера. На следующем этапе предоставляется номер. После этого останется оплатить услуги. Но расходы в результате все равно будут многократно ниже, чем возможные траты, связанные с покупкой оборудования для организации физической сети. Следует понимать, как правильно выбрать виртуальную АТС. Что учесть:

• изучение информации о провайдерах: отзывов, особенностей рынка, важно обращать внимание на репутацию компаний;
• оценка предложений: нужно рассмотреть все условия, включая тарифы – кроме базового, существуют и расширенные;
• оценка услуг с целью выбора подходящих.

Важное условие работы – индивидуальная настройка

Качество работы зависит от того, насколько правильно были сделаны настройки. Следует определить потребности компании, учесть возможности, которые будут представлены клиентам. На основе этого принимается решение, как настроить выбранную виртуальную АТС. Ключевые моменты, которые нужно учесть:

1. Задаются телефонные номера, которые будут использоваться для переадресации определенным сотрудникам, отделам. На этом этапе определяется уровень доступа – сотрудников необходимо «подвязать» к личному кабинету.
2. Создается график. Изначально предусматривается возможность круглосуточной работы без перерывов и выходных, но это реально изменить. Нужно определить возможности, которые будут представлены клиентам. Это повлияет на выбор дальнейших инструкций при входящих звонках.
3. Задаются очереди, временные промежутки между звонками и другие параметры, определяющие алгоритм, который будет срабатывать при звонках клиентов.
4. Настраиваются дополнительные функции выбранной виртуальной АТС. На этом этапе может быть выбрано музыкальное сопровождение, параметры голосового меню, алгоритмы работы с черными и белыми списками.
5. Кроме перечисленных функций, предлагается также задать вспомогательные. Они не являются основными, но позволяют повысить комфорт при эксплуатации сети. К примеру, желательно настроить часовой пояс, т. к. звонить могут клиенты из разных регионов.

Количество сотрудников, которые будут работать с сетью, отличается. Но в любом случае они могут быть легко интегрированы. Выбор подходящей виртуальной АТС позволяет более эффективно организовать бизнес, обеспечить контроль над всеми процессами.

Работа с мессенджерами

Объединение сервисов – одно из преимуществ виртуальной АТС, инструкция дальнейшей работы предполагает подключение омниканальных решений связи. В результате клиент получает возможность выбрать любой удобный способ коммуникации, включая наиболее популярный – мессенджеры. Дополнительно такой вариант работы ВАТС предполагает объединение и других средств связи: корпоративную CRM, виртуальный номер мобильной связи, а также виджет на сайте.

Отключение ВАТС

Не следует думать, что необходимость подключения такой сети обязывает постоянно оплачивать услуги провайдера. Есть возможность временно ограничить их использование. Для этого нужно уточнить у провайдера, как отключить приобретенную виртуальную АТС: следует перейти в личный кабинет, найти соответствующую кнопку и нажать на нее.

Важно помнить, что пока будут действовать такие ограничения, невозможно использовать широкие возможности сети. Звонки не будут совершаться, исключается возможность подключения внутренних линий.

Заключение

Минимальные затраты, простота работы и высокая эффективность – это то, что важно для компаний при организации телефонных сетей. Физические АТС утрачивают актуальность благодаря появлению виртуальных (облачных). Для их использования нужно не так много – небольшие средства и время для настройки. С другой стороны, пользователи получают возможность бесплатно дозваниваться до компаний, не ждать в очереди, т. к. предлагаемые телефоны многоканальные. Такие условия способствуют притоку новых клиентов, ведь каждый стремится найти для себя наиболее выгодные условия обслуживания, внимательное отношение и качественные услуги.

Метки: виртуальная атс; бизнес; технология